Min drömsektion – Inlägg 4/5

Hej bloggen. Sitter just nu i Luleå på vårterminens I-konferens. Under 4 dagars tid träffas styrelserna för de olika I-sektionerna runt om i landet för att diskutera samarbeten, likheter och skillnader. Luleå universitets lokaler visade sig vara nästintill identiska med våra i Linköping, förutom att det var mer snö här. Men nog kallpratat, det var alldeles för länge sedan min bloggserie uppdaterades så vi kör igång direkt! (för er som inte vill läsa mina långa utläggningar så kan ni hitta en sammanfattning längst ner ^_~)

Ekonomisk styrning, din väg till en bättre sektion

Jag har tidigare tagit upp “frihet under ansvar” som den ledarskapsmodell jag stenhårt tror på. Inte bara inom ideella organisationer utan även i företag och generell projektverksamhet, och ekonomisk styrning är i min värld tätt sammanknutet med detta. Nämligen att:

  • Att lokalisera kostnader där de hör hemma för att påvisa rättvisa resultat.
  • Att överlåta beslutsansvaret så nära verksamheten som möjligt för att öka effektiviteten.
  • Genom strategisk budgetering driva organisationen framåt i rätt riktning.

Det må låta lite som floskler men vi tar och bryter ner det hela så ska jag förklara närmare vad jag menar.

Låt kostnaderna vara där kostnaderna hör hemma

I dagsläget har vi i budgeten ett gäng “slaskkonton” där kostnader som hör till alla möjliga delar av sektionens verksamhet bokförs. Det främsta exemplet på detta är posten “sektionsaktivas” som tar alla kostnader kring årets fest(er). Vad är då problemet med detta? Betänk att du har ett utskott och du funderar över hur många du ska ta in som ska jobba med dig. Vem avgör vad som är ett rimligt antal i den frågan? I dagsläget är det styrelsen som beslutar över vilka som kan räknas som sektionsaktiva eller ej just för att de ansvarar över budgetposten “sektionsaktivas”. Det innebär att likt hur budgeten i föregående inlägg detaljstyrde verksamheten och skapade en stel arbetsmiljö så skapar den posten ett tak för hur många sektionsaktiva som är rimligt att ha totalt inom hela sektionen. Borde inte antalet sektionsaktiva på utskottsnivå vara beroende av vad utskottsordförande finner rimligt och den bästa lösningen för sektionen? Men låt säga för stunden att styrelsen är de som bör avgöra detta. Då för att ta det bästa möjliga beslutet måste styrelsen lägga ner tid på sätta sig in på detaljnivå i respektive utskott för att avgöra vilket antal som är rimligt att ta in, vilket leder till att tid enligt mig spenderas på onödig och ineffektiv byråkrati.

Detta var det första problemet, det andra har med det ekonomiska resultatet att göra. Om man döljer kostnader genom att nyttja så kallade slaskkonton så leder det till att vi i slutet på året har ett orättvist resultat och inte riktigt kan avgöra vilka utskott, föreningar och projekt som har gått bra eller ej. Oavsett om ett utskott har 15 eller 5 aktiva så påverkas inte deras resultat nämnvärt av detta utan beroende på vad styrelsen beslutat gällande antalet de skulle få ha aktiva avgör om utskottet kommer kunna nå sina mål eller ej. Nu generaliserar jag så klart lite men i mångt och mycket är det precis så här det fungerar.

Faktum är att det finns en enkel lösning på det här problemet som används varje dag i företag och större organisationer, ekonomisk styrning. Låt varje utskott själva betala för alla omkostnader det innebär att ha en sektionsaktiv. Detta innebär att utskottet själva kan välja vad de vill satsa på; ska de ha många ideella som är med och jobbar för att nå verksamhetsmålen på bästa sätt eller når de bättre resultat genom att ha ett fåtal och lägga pengarna på andra satsningar istället? Våga lita på att utskottet själva vet vad som är bäst för dem och sektionen, de är kompetenta människor som förtjänar vårt förtroende. På så sätt får vi inte bara bättre verksamhet utan även ett enkelt svar på frågan vem som är sektionsaktiv. Ge utskotten verktygen för att bedriva sin verksamhet tillsammans med en enda riktlinje, alla kostnader och allt ni gör ska vara vad ni tror är det bästa för I-sektionen och era verksamhetsmål. Om denna förändring ska genomföras så ska självklart de medel som tidigare budgeterats på sektionsaktivas spridas ut till övriga delar av sektionen, emedan budgeten för sektionsaktiva får ett intäktskonto med de medel utskotten betalar till festen för sina aktiva. Ungefär som arbetet med sektionsbilen Ikaros fungerar i dagsläget.

Så då har vi fixat kontot sektionsaktiva, men vad innebär det mer i förlängningen?

Vi har tidigare konstaterat att sektionen inte ska detaljstyras med hundratalas kostnadskonton i budgeten, att kostnader ska ligga där de hör hemma för att påvisa rättvisa resultat och för att effektivt styra verksamheten. Allt detta genom begreppet jag kallar “frihet under ansvar”. Det leder oss raskt fram till att ta en titt på de policydokument vi har inom sektionen i dagsläget och varför vi enligt mitt tycke ska slänga dem all världens väg. Jag är nämligen övertygad om att bara själva förekomsten av dem hindrar våra sektionsaktiva att i varje situation fundera över “Är detta verkligen värt för sektionen?” och i förlängningen inte ta det bästa beslutet. Här följer tre stycken exempel:

Fikaersättning

Fikaersättning utgår med max 100 kronor per person och verksamhetsår. Detta gäller styret samt alla utskott, föreningar och övrig av sektionen beslutad verksamhet.

Vi börjar med att ställa oss frågan, när bör en sektionsaktiv få fika? Det kan exempelvis vara genom att representera sektionen vid ett möte, eller bara som en premierande gest för att peppa och belöna, något som i förlängningen görs för att den engagerade ska jobba mer och bättre. Behovet av detta varierar hejdlöst beroende på vilka arbetsuppgiften den aktiva förtar sig, för vissa bör det i mitt tycke vara 0 kr medan för andra en högre summa helt klart är motiverad. När man har en policy som säger att alla får fika för 100 kr, då resonerar många som så att de “har rätt” till fika för 100 kr/år och helt plötsligt har man dragit på sig kostnaden utan att reflektera nämnvärt över det hela.

Under inköp av material

För inköp av kontorsmateriel, förbrukningsvaror och andra småsaker behövs inget styrelsebeslut om summan understiger 100 kronor eller är med i budget.

Denna är fel på grund av två saker. 1, styrelsen ska inte behöva gå in och besluta i detaljfrågor inom ett utskott/förening, det slösar på deras tid och är inte engagerande för de sektionsaktiva som blir direkt styrda. 2, man ska aldrig överskrida sitt resultatmål utan för att göra det bör det krävas styrelsebeslut. Tänk er motsatsen, att utskotten har friheten att ändra sitt resultatmål utan styrelsens vetskap, om samtliga gör det så påverkar det hela sektionens resultat kraftigt vilket givetvis är oacceptabelt utan styrelsens och/eller sektionsmötet godkännande.

Tröjpolicyn

Kortärmad tröja med sektionens logga samt annan logga: Plagget skall bäras under minst två arrangemang eller under ett projekt som sträcker sig över minst två dagar.

Den här är fel av exakt samma anledning som fikaersättningspolicyn. När är det värt att köpa in ett plagg till en sektionsaktiv? Detta varierar så klart men om man har en policy likt den ovan (den är bra mycket längre än sådär) så är det mer en form av checklista. Genomför du två arrangemang så får du rätt att köpa dig en tröja, ingen reflektion.

Summa sumarum. Likt hur jag förespråkar att vi har enkla strategiska stadgar, verksamhetsplaner och budget så ska vi inte heller ha en stor hög omfattande policydokument. De som har bäst koll på detaljerna ska sköta detaljstyrningen och den kompetensen och tiden finns inte hos styret. Styrets främsta uppgift är att jobba strategiskt, peka vägen för sektionen, få alla sektionsaktiva att bli så engagerade som möjligt och ge dem möjligheterna och verktygen att göra det som är absolut bäst för sektionen. Så långt som det är möjligt ska den operativa verksamheten bort från styret och ner på utskottsnivå. Samtidigt som vi steg för steg rör oss mot detta förfaringssätt måste vi sprida tanken om ständig värdering och reflektion till hela sektionen. Att våra engagerade i alla lägen funderar om en kostnad, arrangemang eller handling är värd att genomföra. Policies som reglerar detaljer leder till en oflexibel arbetsmiljö och gör att folk agerar utan att tänka. Står det i en telefonersättningspolicy att man får upp till 600 kr kommer så klart alla som gör relativt många telefonsamtal att söka 600 kr, vinstmaximera för sig själva. Klart man gör det, skulle jag själv ha gjort också.

Ideell = Jobba gratis och var beredd på merkostnaderna det innebär…?

Ideellt arbete är just precis vad det låter som, ideellt. Det ska inte kosta någonting att engagera sig och man ska inte heller tjäna någonting på det hela. I dagsläget har vi ett litet märkligt synsätt på det hela, emellanåt ska sektionen ta kostnader och emellanåt inte. Exempelvis i fallet fikaersättning: står du i dagsläget som sektionsaktiv inför situationen att du måste köpa dig fika för att på ett fullgott sätt genomföra ditt arbete, då får du inte göra det om du redan har slagit i ersättningstaket utan får då vackert betala själv. Jag skrev ett stycke i TEAMs blivande policydokument som jag tycker tar upp detta på ett bra sätt och som jag hoppas kan genomsyra sektionens arbete framöver:


Privat kostnad kontra kostnad för TEAM

I vissa fall är TEAM-aktiviter sammankopplade med privata aktiviter. I dessa fall ska team ersätta kostnaden för de delar som är hänförliga till teamaktiviten, en kostnad ska anses vara hänförlig till en teamaktivitet om aktiviteten inte kunnat genomföras utan den kostnaden. Exempelvis, en kommittémedlem åker iväg en helg för att träffa sina föräldrar samtidigt som denne har möte med företag vilka ämnar besöka mässan. Skulle resan ha gjorts en annan helg och bedömts motiverad även om inte kommittémedlemmen ämnat besöka sina föräldrar? Är svaret ja så ersätter TEAM de omkostnader som är direkt kopplade till mötet och hur kostnaderna skulle ha fallit ut givet att mötet skedde en annan helg

Slutligen, då jag tenderar att skriva långa inlägg så kommer här en kort summering av allt ovan:

Summering

  • Kostnader ska bokföras där de hör hemma för ett rättvist resultat, vi ska inte ha några så kallade slaskkonton. Exempelvis kostnaden för en sektionsaktiv är bland annat sektionsaktivasfesten och den bör därför bokföras på respektive utskott.
  • Vi måste kunna lita på våra sektionsaktiva. Dessa är kompetenta människor och förtjänar vårt förtroende.
  • Alla sektionsaktiva ska alltid fundera över “Är den här kostnaden/handlingen/arrangemanget värd för sektionen?” och sedan agera därefter.
  • Inga policys som reglerar hur mycket fika en sektionsaktiv får, hur många arrangemang man bör arrangera innan man får köpa en tröja etc. Dessa gör att folk inte reflekterar utan agerar bara direkt efter policyn, vilket långt ifrån är rätt i alla lägen.
  • Att vara ideellt engagerad betyder just det, arbetet ska vara ideellt. Får man förhöjda kostnader på grund av arbetet så är det rimligt att dessa ersätts, men samtidigt ska man inte arvoderas för sitt arbete.
  • Styret varken har tiden eller bör sätta sig in i detaljfrågor på utskottsnivå, de bör satsa på sitt strategiska arbete och att leda samt engagera de övriga sektionsaktiva.

Ja, det kommer bli fel emellanåt, men den kreativitet, engagemang och ansvarskänslan man skapar är guld värd. Den enda riktlinjerna man behöver är:

  • Gå inte över dina resultatmål. Skyffla gärna pengar mellan dina olika kostnadskonton för att anpassa din interna budget efter verkligheten, så länge du har samma resultat så är det lugnt.
  • “Är det bra för sektionen? Gör det då.” Likt jag skrev ovan.

Sådär, det var allt för denna gång, vi hörs förhoppningsvis snart igen :)

/Samuel

Min drömsektion – Inlägg 3/4

Ännu en vecka har passerat och det är återigen dags för mig att kasta mig ut i blogosfären, precis som jag kommer göra varje vecka. Dagens tema går ifrån sektionsmötena till att titta mer på sektionen i helhet och landar i en av mina hjärtefrågor att driva igenom i år. Så slå dig ner i din fåtölj och förbered dig på att förändringarnas vingslag tar dig mot framtiden och vidare, för nu ska vi prata budget!

Budget

Budgeten beslutas varje år inom I-sektionen av höstmötet, med andra ord av sektionens högsta beslutande organ, och ska ge den strategiska inriktningen för sektionen för året. “Vad är viktigt som vi ska satsa på och vad ska vi lägga ner?” Denna budget beslutas av 200-300 närvarande sektionsmedlemmar och ska alltså ses som framför allt ett strategiverktyg, som likt en vision eller en verksamhetsplan ger styrelsen stöd att leda sektionen i rätt riktning under det kommande året men som ändå ger dem möjlighet att anpassa sitt arbete efter kommande situationer i enlighet med vad de tror är absolut bäst för sektionen. Den ska spegla vilka delar av sektionen som mötet vill satsa på och på ett enkelt sätt ge en bild om vad våra respektive verksamheter kostar sektionen. Då kommer då den självklara följdfrågan, fungerar det såhär i dagsläget inom I-sektionen? Nej, det gör det inte. Varför är det så? Låt mig förklara. Vi börjar med detaljstyrningen.

Budget & detaljstyrning

Höstmötet 2011 klubbade igenom en budget som innehöll cirka 500 kostnads- och intäktsställen. Läs den siffran igen och tänk till lite. Det innebär att sektionsmötet alltså fick i uppgift att besluta om budgeten ner till en sådan detaljnivå om exakt hur mycket varje utskott ska spendera på exempelvis fika och kontorsmaterial. Kravet som alltså ställs på de närvarande med rösträtt på sektionsmötet, som för att kunna ta ett bra beslut i en fråga behöver vara så insatta som möjligt, är att de måste veta till 100% om exakt hur arbetet i varje utskott går till i samtliga utskott samtidigt som de ska kunna förutspå framtiden och göra en riskanalys. Och tro mig, det här är ingenting som varken sektionsmötet eller styrelsen som lägger fram budgeten kan göra eller ens borde kunna göra.

Traditionerna och normerna inom studentvärlden spelar dessvärre långt mycket större roll i hur vi bedriver sektionsarbetet än det vi lär oss i vår utbildning. Sektionen är helt enkelt inte särskilt ”lean”. För att koppla det hela till verkligheten lite kan vi jämföra vår budget med några andra organisationers och relatera detta till deras omsättning och antal medlemmar:

  • Riksförbundet Unga Forskare, omsättning 2 300 000 kr, 7 214 medlemmar, 12 kostnad- och intäktsställen (länk)
  • Sverok, omsättning drygt 20 000 000 kr, ca. 200 000 medlemmar, 36 kostnad- och intäktsställen (länk)
  • Socialdemokraterna i Lerum kommun, omsättning 1 798 300 000 kr, 51 mandat i kommunfullmäktige 38 580 invånare, 18 kostnad- och intäktsställen (länk)

Ställ detta i relation till I-sektionen med 1200 medlemmar och 500 budgetposter. Samtliga av dessa jämförelser gäller ett budgetförslag som tas upp på någon form av årsmöte och ska gälla för organisationen ett år framöver. Hur kommer det sig att dessa organisationer i antalet kostnadsställen skiljer sig så vitt från oss?

Frågan är ju till slut, är det verkligen så illa att detaljstyra verksamheten med budgeten som verktyg? Ja, det tycker jag, och här kommer några anledningar till varför:

  • De som ska fatta beslutet om budgeten kommer inte ha full information och kan därför inte ta ett optimalt beslut. Dessutom tar det upp tid av dem, värdefull energi vi hade kunnat lägga på annat.
  • Den dödar kreativitet, engagemang och innovationer. Om du som engagerad projektledare inom I-sektionen får välja mellan att ha frihet att förverkliga dina tankar/visioner eller måste rätta dig efter ett mer byråkratiskt regelverk, vad väljer du då?
  • Diskussion kring detaljfrågor i storgrupp är sällan effektivt. Hur mycket en subkommité ska lägga på porto är rimligtvis något de kan prata om själva, resten av höstmötet behöver inte lyssna. Istället kan höstmötet ägna sin tid åt att dra upp de generella riktlinjer som styr sektionen det kommande året.

Jag är fullt övertygad om att vi ska lita på våra sektionsaktiva. Jag tror att det är viktigt att vi har ett förtroende för dem om att de vet vad som är bäst för I-sektionen inom just sitt utskott. Budgeten bör ge dem riktlinjer för att möjliggöra, inte kväva, deras idéer.

Med det sagt: självklart får gärna budgeten bygga på någonting! Ta tillvara på den kunskap som finns från föregående års arbete, dess resultat och fundera kring hur mycket som krävs på respektive kostnadsställe, men specificera inte upp det mer än till utskottsnivå. Självklart ska utskottet själva sköta en intern budgetering för hur de ska använda pengarna under året, men denna budget ska vara deras arbetsverktyg och ett levande dokument vilken de kan jobba med under hela året utan att be styrelsen eller för den delen sektionsmötets om lov. Låt dem göra vad de tror är bäst för sektionen givet att de bara håller sig till sitt resultatmål, sedan får de flytta runt internt bland kostnadskontona som de bäst finner lämligt. Genom att göra på det här sättet kan vi besluta oss för att göra strategiska satsningar på områden, utan att behöva räkna ut hur många extra meter tejp vi behöver budgetera för. Exempelvis genom att kanske ett år lägga extra budgeterade medel till Marknadsföringsutskottet, ifall vi finner att vår marknadsföring behöver förbättras, sedan är det upp till dem att med de medlena göra vad de tror är bäst fö sektionen. På så sätt kan våra sektionsmöten koncentrera sig på stora strategiska frågor och personval istället för på detaljer.

Nu var tanken att jag skulle hoppa vidare till ekonomisk styrning men det får vänta tills nästa vecka, de här inläggen ska inte bli alldeles för långa :) Då kan ni se fram emot saker som:

  • Låt utskotten själva betala för sina sektionsaktiva
  • Kasta bort flertalet av våra policydokument, i dagsläget gör det att folk inte tänker själva om vad som är bäst för sektionen utan agerar bara i linje med dokumentet.
  • Ideell betyder just det, att vara ideell. Det ska inte kosta något att vara sektionsaktiv men man ska inte heller tjäna någonting på det hela.

Lycka till med tenta-p plugget och missa inte att söka till I-styret 2012/2013 och var med när vi förändrar och förbättrar sektionen! ^^

/Samuel

Ps. punkterna jag tog upp i förra inlägget är givetvis inte bortglömda, de kommer också i ett senare inlägg :)

Min drömsektion – inlägg 2/3

Då var det äntligen dags för den olidligt spännande fortsättningen på min bloggserie om sektionsmöten, som ni har väntat! Nu har lite mer tid passerat sedan Vintermötet men vi börjar samtidigt närma oss Vårmötet som är knappt 2 månader bort. Mitt mål är som tidigare sagt att genomföra ett gäng förändringar tills dess, vi får se vilka av de jag presenterar som blir realitet och vilka blott förblir en dröm. Vi kastar oss direkt in i det hela:

Varför ska så förbaskat många motkandidera?

När jag diskuterar om I-sektionen och Vintermötet med många så är det första som de reagerar på antalet motkandidaturer vi hade. Får kommentarer som i stil med “vi borde göra det svårare att kandidera, så här kan vi inte ha det!”. Med andra ord, man ser ett problem med antalet som kandiderar och vill lösa det genom att på något sätt minska ner antalet eller ge dem mindre utrymme. Svaret på den frågan? Det är helt fel. Fel fel fel fel. Att vi har så pass engagerade sektionsmedlemmar som verkligen brinner för sin sak och vill kandidera ser jag som någonting sunt! Och det är en demokratiskt sett oerhört viktig fråga att vi ger alla chansen att kandidera som vill det. Sedan hur vi löser valprocessen är helt upp till styrelsen och mötet. Vi ska anpassa valprocessen på bästa sätt utefter förutsättningarna, inte försöka påverka förutsättningarna på annat sätt än att göra valprocessen så lättillgänglig, demokratisk och transparent som möjligt. Det finns ett klassiskt talesätt som säger “När det blåser på bygger vissa vindskydd, andra bygger segel”. (Eller byt ut segel mot “väderkvarnar” och ni har ännu en variant på talesättet men, ni fattar.) Jag håller med om att det är ett demokratiskt problem att mötet håller på till kl.02:30 men vi löser det inte genom att byråkratisera eller hålla tillbaka potentiellt ännu bättre kandidater än de valberedningen plockar fram.

Så, hur ska man då lösa problemet med antalet kandidater och deras presentationer? Det finns flertalet sätt där jag kommer hastigt nämna några av dessa men inte gå in mer på detalj. Det första som jag tror starkt på är att ha färdiga presentationer inför mötet. Upp med informaton på I-portalen, låt kandidaterna själva skriva presentationer och svara på enkäter och bifoga ett foto. Allt för att mötet ska få chansen att bekanta sig med kandidaterna i förväg. Inte som en total ersättning av presentationen och frågestunden under mötet men som ett komplement. En annan idé är att dela upp mötet i två på olika dagar, där man först har ett presentationsmöte och sedan ett beslutsmöte. Kritik som kan ges till bägge förslagen är att då tvingas inte mötesdeltagarna att ta del av presentationerna inför sitt beslut om det inte sker på beslutsmötet utan går bara dit för att rösta.

Men är det inte redan så i dagsläget? Det är inte direkt så att vi kan tvinga mötesdeltagarna att vara engagerade i mötet, att inte sitta på Facebook utan aktivt lyssna och delta i debatten. Allt vi kan göra är att försöka göra informationen så enkel och tillgänglig som möjligt för mötet men i slutändan är det upp till mötesdeltagarna själva vad de gör med den informationen och det måste vi respektera. Ett tredje sätt är att helt enkelt inse att mötet måste få ta tid och förlägga det på en lördag istället. Potentiell kritik mot detta skulle kunna vara att det blir mer odemokratiskt för att inte alla har möjlighet att delta på ett möte på en lördag. Men frågan är om det är färre som kan delta på en lördag än som kan sitta kvar en onsdag till kl.02:30…?

Man borde lita mer på valberedningen…?

Andra kommentarer jag mött är “man borde kunna lite på valberedningen, de har ju trots allt blivit valda och gjort ett kanonjobb”. Vi kan börja med att ställa oss frågan, vad är valberedningens roll? Svaret är lika enkelt som det är självklart, det är att bereda inför valet. Det vill säga, att presentera ett så bra förslag och underlag som möjligt till mötet som sedan ska ta till sig av informationen och fatta ett så bra beslut som möjligt. Det finns inget som säger att valberedningen, hur rigid deras urvalsprocess än må vara, är felfri. Inte heller finns det något som säger att deras förslag inte är öppet för kritik eller personliga tolkningar.

Att mötet i dagsläget år efter år väljer in motkandidater är ett bevis på att ta upp dem som förslag på mötet var rätt väg att gå. Mötet är vårt högsta beslutande organ och uppenbarligen ansåg de att valberedningens förslag inte var good-enough och det ska vi respektera. I dagsläget har valberedningen redan ett oerhört stort inflytande och det behöver verkligen inte utökas, mötets enda uppgift är att som sagt välja så bra kandidater som möjligt, oavsett om de kommer från valberedningens förslag eller ej och vi som sköter valprocessen ska förbereda för detta beslut på bästa sätt möjligt.

Man ska inte ge mötet makt, då gör de dumma saker!

I många föreningar stöter man på oron att årsmötet ska ta dumma och förhastade beslut. Man vill försvåra snarare än uppmuntra medlemmarna att lägga motioner och under punkten “Övriga frågor” på årsmötet får inga beslut tas utan endast förslag läggas. Det finns en poäng i att i en stor och viktig organisation göra det lite mer byråkratiskt men emellanåt går det alldeles för långt. Exempelvis, om majoriteten eller kanske till och med den absoluta majoriteten av ett årsmöte är för att genomdriva någonting, varför ska det då hindras? Jag pratar inte om nedläggning av föreningen eller stora genomdrivande stagdeändringar utan exempelvis projektinitiativ från medlemmarna som uppkommer på mötet.

Jag är av åsikten att om något inte absolut måste vara byråkratiskt så är det mångt mycket bättre att släppa på tyglarna. Det är vad som främjar engagemang och innovation, inte genom att låta byråkratin bli en järnbur för organisationen (som vår käre Weber myntat). Så, peppa sektionsmedlemmarna till att lämna in egna motioner, gör de mer medvetna om möjligheterna de har och gör “Övriga frågor” till en faktisk punkt där saker kan beslutas för att ge dem insikten om vilken påverkansmöjlighet de har.

Som ni märker kommer det att få bli fler inlägg, det var helt enkelt alldeles för roligt att skriva om detta ämne :) Men som en liten teaser till nästa vecka följer (målet är ett inlägg per vecka) här de ämnen jag funderar på att lyfta framöver (inte längre bara knutna till sektionsmöten):

  • Presidiet på ett möte – Bättre om det inte består av styrelsemedlemmar, varför?

  • Öppenhet kontra slutenhet – Finns inga absolut rätta svar men jag föredrar öppenhet.
  • Kandidater ska väljas med majoritet – Ganska självklart men gör de verkligen det i dagsläget?
  • Mötets beslut – Årsmötet, likt en VD för företag, ska framför allt hålla sig till strategiska beslut, inte detaljstyrning.
  • Budget – Ett verktyg och stöd för vår strategi, något mötet enkelt ska kunna ta till sig och peka ut en riktning för sektionen med, inte bestämma hur många meter tejp ett utskott ska införskaffa.
  • Detaljstyrning – Varför är det egentligen så dåligt och vad är alternativet? Hur påverkar det styrets arbete och övriga sektionen?
  • Förändringar inom organisationen – Vad är det egentligen jag vill förändra inom I-sektionen och hur lätt är det? Svaret är: troligtvis otroligt svårt, likt alla förändringar.

Och sist men inte minst…

  • Dags att splitta upp Clubmästeriet? – Med så många engagerade och intresserade inom sektionen och ett festeri tillika fadderi med så otroligt mycket verksamhet, är det kanske inte dags att bryta traditionen och splitta upp det i två delar?

Tack för den här gången och jag hoppas så många av er som möjligt kommer på vår och valberedningens infolunch 1/3 om förtroendeposterna inom styret, titta förbi och ställ mer än gärna frågor om hur det är att jobba inom styrelsen eller för den delen, prata med mig om något av allt det jag har skrivit om här, jag tar gärna den argumentationen när som helst ;)

/Samuel

Min drömsektion – inlägg 1/2

Igår gick då årets fest av stapeln. Vintermötet där vårt älskvärda festeri tillika fadderi väljs varje år. Det brukar vara det populäraste och mest intensiva mötet på årets och i år var inget undantag. Över 300 anmälda och ca. 30 kandidater som skulle presentera sig ställde höga krav på att mötet skulle gå effektivt, men samtidigt fick det givetvis inte vara på bekostnaden av demokrati och god föreningssed.

Innan jag börjar måla upp mina tankar om framtida sektionsmöten så har jag någonting jag måste bekänna. Jag är en årsmötesnörd. Ja, jag gillar kontrapropositionsordningar, talarlistor, diskussioner om mötesordning, att gräva ner mig i stadgar och tycker det är otroligt viktigt att mötet sköts på ett så korrekt och effektivt sätt som möjligt. Jag är en sådan som skulle kunna titta på en partikongress på tv bara för att undersöka hur deras mötesformalia går till (ja, det har faktiskt hänt, true story bro). Det har inte alltid varit såhär utan är produkten av att jag exempelvis åkt på Sveroks riksmöte årligen sedan 2002 och lekt runt i diverse föreningar sedan 1999. Det sätter sina spår och man skapar sig en egen bild och tradition om vad god föreningsdemokrati och -sed är. Min bild skiljer sig på många punkter ganska grovt mot det som är vanligt bland studentföreningar på LiU och här följer några saker jag skulle vilja förändras hos I-sektionen.

Varning, det här är ett ganska långt inlägg men för er intresserade så finner ni längst ner en länk till den talarlista-applikationen/excelfilen jag snickrat ihop inför mötet, ifall ni vill använda den till ert föreningsårsmöte.

Edit: Jag märkte precis att det här kommer bli brutalt långt, jag delar in det i en liten bloggserie och återkommer med fler inlägg inom kort :)

Andratalarlista samt digital talarlista

Något som är otroligt viktigt för att mötet ska kunna flyta på effektivt och rättvist är att man har en tydlig talarlista. Det vill säga, det ska vara enkelt att ställa upp sig på talarlistan, tydligt när det är dags att tala samt så många som möjligt ska kunna påverka mötet med hänsyn till den begränsade mötestiden. I år på Vintermötet hade vi för första gången en digital talarlista och förhoppningsvis kände deltagare att det blev enklare och tydligare. Men något som är en godtagen kutym i föreningssverige är användandet av något som heter “Andratalarlista” och ibland även “Tredje-” och “Fjärdetalarlista”. Det innebär att på en mötespunkt så när man ställer upp sig på talarlistan för första gången hamnar man på förstatalarlistan. När man gör det andra gången hamnar man på, gissa vad, andratalarlistan. De som står på andratalarlistan behandlas först när förstatalarlistan är avhandlad. “Men kommer inte det innebära att om nya personer ständigt ställer upp sig på talarlistan att jag inte kommer ha möjlighet att tala igen?”. Jo det stämmer, men ställ dig själv frågan: Om valet står mellan att låta fler prata på en mötespunkt eller ge samma personer chansen att tala flera gånger, vad är då viktigast? Och om man nu har en otroligt viktig åsikt att framföra, kan man kanske då istället försöka övertyga någon annan som inte talat att lyfta den i ens ställe? Om man inte kan lyckas med detta då är troligtvis åsikten inte värd mötets tid framför andras åsikter.

En unision vettig syn på stadgar inom sektionen

Inom studentvärlden finns det en förkärlek för att ha långa och krångliga stadgar. Man ser stadgarna som ett verktyg att tydligt styra verksamheten där man genom årsmötena ständigt lägger in nya paragrafer som ska påverka föreningen. Det här går enligt mig mot allt vett och sans. Stadgarna är till att vara riktlinjer för föreningen som ska vara enkla att ta till sig, beskriva verkligheten, vara ständigt aktuella med att de inte ska detaljstyra verksamheten utan istället vara ett evigt dokument vilka man ska tänka till innan man funderar att ändra på. Vill du styra föreningens verksamhet? Gör det då genom verksamhetsplanen, genom budgeten, årsmötesbeslut eller kanske till och med styrdokument och policies. Exempelvis så har jag sett studentföreningsstadgar vilka tar upp på vilka sätt styrelsen kan ha möten. Via telefon, genom att träffas samt via internet. Varför gör man på så sätt? Har man inte större förtroende för styrelsen än så att de ska kunna arbeta för vad som är bäst för föreningen och varför vill man ha den oflexibilitet som det innebär att reglera sådant i stadgar? Dumheter säger jag, låt stadgarna stötta och inte stjälpa.

Sen när det gäller stadgarna så är ofta föreningsmedlemmar livrädda för dem. Jag säger det en gång så är det sagt: stadgarna är riktlinjer och inte Sveriges lag. Anser årsmötet att någonting är berättigat att göra, för föreningens bästa, men att det bryter mot stadgarna så gör det ändå! Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ, det finns med andra ord ingen chef över föreningen högre upp än årsmötet. Vill årsmötet göra någonting så gör det. Det är årsmötet som har satt upp stadgarna som föreningens spelregler, då kan också årsmötet bryta mot dessa. Med det sagt vill jag poängtera att givetvis ska man inte ignorera stadgarna utan det ska finnas goda motiverade skäl att bryta mot dem och ifall man vill bryta mot stadgarna mer än en gång kanske det bästa istället vore en stadgeändring? Förutom årsmötet så kan styrelsen också givetvis bryta mot stadgarna, ifall de kan motivera det på ett fullgott sätt inför nästa årsmöte. Kan de inte det riskerar de givetvis att inte beviljas ansvarsfrihet och kanske slutligen, ifall något allvarligt brott har begåtts, att dras inför domstol. Men om styrelsen står mellan valet att undvika att göra någonting som verkligen skulle gagna föreningen eller att bryta mot stadgarna så är jag all for det andra alternativet. Sist så ska det även sägas, givetvis står alltid Sveriges lagar och förordningar över föreningsstadgar så dessa kan man inte komma undan :)

Respekt för mötets tid

Tänk dig att du jobbar på ett företag i ett projekt. Ni är 10 heltidsanställda och du ska tala inför gruppen på ett av era avstämningsmöten. I den situationen är det värt att beakta att för varje minut du talar så går det åt 11 minuter arbetstid. Med andra ord så måste all form av mötestid ständigt ifrågasättas och funderas kring: är det här verkligen värt det för företaget? Betänk sedan att du istället för ett företag är engagerad i en ideell förening och sitter på ett styrelsemöte, även om ingen är anställd så pratar vi om samma mängd tid som måste vara väl spenderad för föreningens bästa. Och sist, tänk nu att du är på ett årsmöte med över 300 deltagare. Där pratar vi om att för varje spenderad minuts mötestid går det åt 5 timmars arbetstid. Jag säger inte att vi inte ska ställa upp oss på talarlistan eller inte försöka påverka mötet i frågor vi brinner för, verkligen inte. Eller att vi inte ska motkandidera eller kanske inte gå igenom motkandidaternas presentationer bara för att det tar längre tid av mötet. Demokratin är i många fall så pass mycket värd och i slutändan handlar allting om att vi ska göra vad som är absolut bäst för sektionen, vilket mycket väl kan vara att välja in 4 motkandidater som valberedningen missat genom att låta 20 personer presentera sig. Men bara vi har i bakhuvudet hur mycket värd varje minut på mötet är så tror jag vi kan genomföra allting mer effektivt, hitta nya sätt att nå våra mål för att sedan spendera minuterna vi sparat på att göra sektionen bättre på andra sätt. Det är inte rimligt att sitta och ha årsmöten till kl.02 som vi har det i dagsläget, med andra ord måste vi göra allt vi kan för att lösa det här problemet. Om vi tänker så kommer vi dessutom bli mer demokratiska då det i dagsläget är ett demokratiskt hinder att man måste lägga ner så pass många timmar för att kunna påverka sektionen. Det handlar inte alltid om nivå av engagemang och glöd utan vad som är rimligt att lägga ner arbetstidsmässigt. Det finns inget självändamål i att lägga ner tid på onödiga arbetsuppgifter.

Digitala omröstningar

På vintermötet sker brutalt många slutna omröstningar och även på de andra sektionsmötena kan det emellanåt vara motiverat. Varför då inte digitalisera processen och på så sätt slippa rösträkning, ha större flexibilitet i hur omröstningen ska gå till samt ha ett resultat med större garanti om att vara korrekt? Flertalet ungdomsorganisationer, mångfalt större än oss, använder sig av www.voteit.se. Dels för att hålla årsmöten på internet men även för kongresser som pågår hela helger. Vi pratar med andra ord om ett stabilt och välbeprövat system och inte någonting som kommer att bugga ur det första det gör vid omröstningens start. Min tanke är att samtliga när de anländer till mötet får sitt talar-/röstkort på vilket det förutom sin talar-/röstsiffra står inloggningsuppgifterna till sitt egna konto på VoteIT. Deltagarna uppmanas att ta med sig laptops och smartphones men utöver det så ställs ett gäng datorer ut i möteslokalen. Har prövat det själv flertalet gånger och är otroligt nöjd med hur det går till. Exempelvis hade vi kunnat spara in minst en timmes mötestid på gårdagens Vintermöte med ett sådant system och mitt mål är att vi använder det fullt ut på nästa års Vintermöte.

Mötet beslutar om mötesordning

Som sagt är årsmötet föreningens högsta beslutande organ. Det är här de riktigt stora strategiska besluten ska tas som kommer forma föreningens framtid det kommande året. Är det inte då viktigt att fundera kring hur vi genomför mötet? Hur ska omröstningarna gå till? Hur ska vi sköta talarlistan? Ska vi använda oss utav replik? Sakupplysning? Streck i debatten eller kanske till och med begränsa talartiden för respektive mötesdeltagare eller mötespunkt? Det här är otroligt viktiga frågor som reglerar var makten ligger på mötet och för att det ska bli så demokratiskt och effektivt som möjligt bör det arbetas ordentligt på.

Men, vem ska då i slutändan besluta om hur det ska gå till? Svaret är lika enkelt som det är självklart, det är årsmötet som ska besluta detta. Som en av de första punkterna på föredragningslistan/dagordningen tar man då upp “Mötesordning” där styrelsen och/eller medlemmar har lagt ett förslag vilket man diskuterar och sedan tar ett beslut om. Detta är en så pass viktig punkt att den bör tas upp på samtliga årsmöten. Styrelsen ska inte agera förälder åt årsmötet genom att bara säga “såhär är det, face it”. Istället ska de bereda ett så bra förslag som möjligt, likt hur valberedningen bereder ett så bra förslag som möjligt på styrelse.

Dessutom genom att ta upp den här frågan gör vi även mötet mer medvetet om hur det egentligen ska gå till. Måste man ta ställning till någonting så tenderar man i allt större utsträckning att lyssna och vara involverad.

Det var allt för dagens inlägg, nästa gång blir det bland annat:

  • Presentationer inför mötet – Spara tid, mer demokratiskt!
  • Ett möte inför mötet – En möjlighet, eller vill vi kanske förlägga sektionsmötena på helger?
  • Öppenhet kontra slutenhet – Finns inga absolut rätta svar men jag föredrar öppenhet.
  • Större möjlighet till påverkan – Har vi något bra att besluta ska vi inte hindras att göra detta.
  • Kandidater ska väljas med majoritet – Ganska självklart men gör de verkligen det i dagsläget?

Sista så kommer här den utlovade talarlista-applikation/excelfilen. Den fungerar som följer:

  • Öppna upp den med makron aktiverade.
  • Under fliken “Namnlista” lägger du in din databas med 350 nummer. Viktigt att de inte saknas några nummer utan är 1-350 i en följd i dagsläget. Bredvid numrena lägger du namnen på deltagarna.
  • Välj “Window –> New Window”, i det nya fönstret markerar du fliken “Presentation” och slänger upp den på projektorn.
  • Själv sitter du med fliken “Talarlista” där du fyller i nummer allt eftersom personer ställer upp sig på talarlistan. De två knapparna du har där är även ganska självförklarande.
  • Skriver du i siffran “0″ så kommer den positionen på talarlistan att visas blank, givet att du under fliken “Namnlista” har just siffran 0 följt av namnet “Ingen”.

Jag märkte att det under mötet var effektivt att slänga upp “fingerade namn” så som “Talartiden slut” på talarlistan för att göra det tydligare om hur lång tid det var kvar. Men pröva dig fram och se vad som passar ert föreningsårsmöte allra bäst. Pröva gärna att implementera en andratalarlista, borde inte vara för svårt genom att lägga till en “Antal gånger på nuvarande punkt” kolumn i Namnlistan samt slänga in lite makron. Själva listan hittar ni här.

How to solve Gmail “send as”/”send from” on your iPad/iPhone

As usual when I’m struggling with a technical problem and then finally manages to solve it I like to share that knowledge with others so here we go! (As always, I don’t take any responsibility if you manage to erase something or damage your device, even tough I guess doing so by following this guide would be rather hard ^_~)

The problem

I have 1 Gmail account to which I link all my 15 different email-adresses so that I get a unified inbox and depending on which email-adress someone mailed me at I reply with the same adress. I have recently gotten myself an iPad and when I realized that this was impossible to do at first glance and that all email that I responded to would come from my ***@gmail.com adress, I started googling.

What I wanted

  • To be able to send from different email-adresses
  • That when someone mailed me at ***@***.*** my respons-adress would automatically be set to ***@***.***, if it’s one of my adresses.
  • To do all this in either iPads native mail application or the official Gmail application

The solution

The solution was a rather strange one which I could finalize with the help of google and my good friend Carl Oscar Aaro (check out his homepage, he’s an awesome photographer). I imagine that it will work for both iPad and iPhone but I haven’t tried it for iPhone myself.

Before you start

  • Go to http://m.google.com/sync with your device
  • Change language to English
  • Choose your device (for me, iPad)
  • Click “Enable Send Mail As for this device” and press “Save”
  • I’m not sure if the above step is needed but better safe than sorry. Anyways, now you are all set so here we go:

    On your iPad

    • Go to settings.
    • –> Mail
    • –> Add Account…
    • –> Other
    • –> Add Mail Account
    • –> Add Mail Account
    • Fill in your credentials where adress is the adress you want to send from (don’t worry, we will add all of them later, for now fill in just one adress)
    • –> IMAP
    • Incoming Mail Server, host name: imap.gmail.com
    • Incoming Mail Server, user name & password: Your gmail account
    • Outgoing Mail Server, host name: smtp.gmail.com
    • Outgoing Mail Server, user name & password: Your gmail account

    Then you are done, you will know have an active IMAP Gmail account with another email adress to send from. You will probably have an old Gmail configuration that you now have to deactivate so that you only have one active mail account. After you have done that it’s time to add those others mail accounts.

    Some more stuff to do on your iPad

    • Open up the notes application
    • Create a new page
    • Write down all of your mail adresses that you want to be able to send from, separated by a comma. Sort them in the order that you use them because the first adress will be the first to pop-up later in your mail application. For example: example@test.com,samuel@sweden.se,steve@jobs.su
    • Mark all the text and copy it.
    • Go back to settings and your newly created Gmail account
    • Open it up, press “Account”
    • Clear the field “Adress” in “IMAP Account Information”
    • Paste in your copied adresses
    • Press “Done” and “Done”

    And there you’re done! If you now open up the native mail application you will notice that if you compose a new message that you press the “Cc/Bcc, From” row and change from which adress that you will send your email. And not only that, if you receive an email to a specific adress, if that adress is available as a “From”-adress it will be chosen automatically. If you have the official Gmail application installed you will no longer need it so feel free to hide it or uninstall it.

    I hope that this guide helped you and if you ever struggle with a technical problem and then finally manages to solve it, please share your solution like this :)

    Äntligen hemma!

    Kom imorse tillbaka till den överdrivna artighetens land och det känns precis som förr. Istället för känslan som infinner sig vid besök i ett exotiskt land så känns det istället tryggt och skönt att vara här. Flygresan och allting gick bra även om SAS inte är så bra som man skulle kunna tro som svensk (återkommer med min recension av 8 st flygbolag ^_~) men det rör sig mest om smågrejer.

    Dagen har spenderats med att checka in här i Khaosan Asakusa Annex där vi även började vår resa 2007, käka rullbandssushi, promenera, planera resten av resan och avsluta kvällen med umeshu, okonomiyaki och så en stor Asahi så klart. Imorgon väntar Kappabashi Kitchen Town med all sin plastmat, spela in lite NärCon-PR-filmklipp och sedan en runda i Shibuya där vi träffar Ylva, vid hachikô så klart.

    Vi återkommer! :D

    Bosatt i mellanmjölkens land

    Som de flesta av er säkert förstått är jag numera hemma i Sverige. Upplever lite bakåtvända kulturkrockar, får hela tiden frågan “Hur känns det?” vilken jag upplever problem att svara på, det är mest förvirrat. Jag har den senaste veckan fullkomligt störtdykt in i studentlivet allt vad det gäller kurser, grillkvällar och styrelseengagemang och så lite NärCon-engagemang ovanpå detta. Men jag tycker att jag har lyckats ganska bra, läser just nu 3 kurser, ska försöka plocka tre tentor det kommande omtenta-p och är på möten med diverse människor varje dag för att avgöra vad jag ska pyssla med till hösten. På lördag blir det att inventera NärCons förråd tätt följt av en förhoppningsvis fantastisk grillfest. Full rulle med andra ord, väldig skillnad mot Japan men jag stormtrivs än så länge och är nöjd över att vara i ett land där alla mina vänner befinner sig och där allting känns lugnt och säkert. Mycket är märkligt och jag saknar Japan, mitt Akihabara, Shinjuku och Shibuya så klart, hela livet med alla dess planer har vänts upp och ner. Vad händer nu med min utbildning? Måste jag åka tillbaka till Japan och i så fall när? Vad ska jag egentligen läsa till hösten? När får jag träffa Ryoko, Sae och alla andra mina japanska vänner? Frågorna är många, svaren ytterst obefintliga men på ett eller annat sätt ska det väl lösa sig.

    Men vi rullar på och förhoppningsvis ses vi inom kort, ett av mina mål är att träffa alla mina vänner runt om i Sverige allt oftare, eventuellt blir det ett bilköp för att lyckas med detta. Hoppas bara jag lyckas hålla mig på höger sida om vägen i så fall…

    Hem till Japan för en sista vända

    Idag är då en 3 veckor lång underbar semester i Filippinerna med 14 dyk slut och det är dags att åka hem till Japan. Väl framme väntar 1,5 dygn av packande innan det är dags att sätta sig på nästa flyg, denna gång med destination hem till Sverige. Blir väldigt spännande att se hur min lägenhet i Inage ser ut, återkommer med foton.

    Har pratat en del med LiU om vilka kurser jag ska läsa när jag kommer hem, förhoppningsvis kommer jag igång med det mesta redan på tisdag men det lär bli en inledande period av förvirring och kulturkrockar (men denna gång inverterade). Lite som hur studieplaneringen i Japan har gått till det vill säga ^^

    Självklart är det med ganska stora och blandade känslor som denna vändning i livet och studierna görs men de flesta av dem pekar i alla fall åt rätt håll, det känns som att jag tagit rätt beslut trots allt. Ser väldigt mycket fram emot att träffa alla vänner och familj.

    Vi hörs i Japan!

    Jag har bestämt mig.

    Efter drygt en vecka så har jag en plan, jag kommer att lämna Japan. Den 26 mars åker jag & Linnea tillbaka till Tokyo för att tömma min lägenhet och åka hem till Sverige igen den 28 mars. Jag avbryter mitt utlandsår vid Chiba Universitet, gör det bästa av situationen i Sverige vid LiU och åker tillbaka till Japan vid ett senare tillfälle.

    Det hurras över hur tappra japanerna är, hur alla hjälper varandra metodiskt utan att få panik och när dessa historier berättas fälls det tårar över hela världen. Dessvärre stämmer de inte in på mig, den senaste veckan har jag slaviskt följt nyhetsflödet, varit emellanåt sjukt orolig vilket nådde sitt klimax igår kväll med min första ångestattack någonsin. Tänk er en vaken feberdröm där man är rädd för att man ska glömma bort att andas, händerna domnar bort och tunnelseende infinner sig, så var det för mig. Min teori om varför det inträffade först igår är för att jag och Linnea gick på 1 h massage, vilket kan få folk att gråta så varför inte ångest? Saknar dock någon form av vetenskapliga belägg för denna teori :)

    Just nu befinner vi oss i Cebu City, ska snart dra till Bohol för att sedan åka tillbaka till Manila den 25 mars.

    Bloggstatistik kring katastrofen

    En intressant observation som gjordes idag efter tips från Lotten var att LiU numera länkar våra RSS-bloggflöde på sin hemsidesframsida gentemot studenterna samt skickar ut länkarna via sitt nyhetsbrev. Hur påverkar detta besökarstatistiken kan man då undra? Ungefär såhär:

    Ii Japan-portalen

    samuel.iijapan.se

    En annan intressant observation är att jag har blivit kontaktad av Sveriges Radio, Corren samt TT (3 ggr) under den här tiden och att dessa traditionella nyhetsmedier har börjat använda sig av Facebook för att kontakta potentiella kandidater att intervjua.

    Vi har verkligen blivit kändisar allihopa.