Min drömsektion – inlägg 2/3

Då var det äntligen dags för den olidligt spännande fortsättningen på min bloggserie om sektionsmöten, som ni har väntat! Nu har lite mer tid passerat sedan Vintermötet men vi börjar samtidigt närma oss Vårmötet som är knappt 2 månader bort. Mitt mål är som tidigare sagt att genomföra ett gäng förändringar tills dess, vi får se vilka av de jag presenterar som blir realitet och vilka blott förblir en dröm. Vi kastar oss direkt in i det hela:

Varför ska så förbaskat många motkandidera?

När jag diskuterar om I-sektionen och Vintermötet med många så är det första som de reagerar på antalet motkandidaturer vi hade. Får kommentarer som i stil med “vi borde göra det svårare att kandidera, så här kan vi inte ha det!”. Med andra ord, man ser ett problem med antalet som kandiderar och vill lösa det genom att på något sätt minska ner antalet eller ge dem mindre utrymme. Svaret på den frågan? Det är helt fel. Fel fel fel fel. Att vi har så pass engagerade sektionsmedlemmar som verkligen brinner för sin sak och vill kandidera ser jag som någonting sunt! Och det är en demokratiskt sett oerhört viktig fråga att vi ger alla chansen att kandidera som vill det. Sedan hur vi löser valprocessen är helt upp till styrelsen och mötet. Vi ska anpassa valprocessen på bästa sätt utefter förutsättningarna, inte försöka påverka förutsättningarna på annat sätt än att göra valprocessen så lättillgänglig, demokratisk och transparent som möjligt. Det finns ett klassiskt talesätt som säger “När det blåser på bygger vissa vindskydd, andra bygger segel”. (Eller byt ut segel mot “väderkvarnar” och ni har ännu en variant på talesättet men, ni fattar.) Jag håller med om att det är ett demokratiskt problem att mötet håller på till kl.02:30 men vi löser det inte genom att byråkratisera eller hålla tillbaka potentiellt ännu bättre kandidater än de valberedningen plockar fram.

Så, hur ska man då lösa problemet med antalet kandidater och deras presentationer? Det finns flertalet sätt där jag kommer hastigt nämna några av dessa men inte gå in mer på detalj. Det första som jag tror starkt på är att ha färdiga presentationer inför mötet. Upp med informaton på I-portalen, låt kandidaterna själva skriva presentationer och svara på enkäter och bifoga ett foto. Allt för att mötet ska få chansen att bekanta sig med kandidaterna i förväg. Inte som en total ersättning av presentationen och frågestunden under mötet men som ett komplement. En annan idé är att dela upp mötet i två på olika dagar, där man först har ett presentationsmöte och sedan ett beslutsmöte. Kritik som kan ges till bägge förslagen är att då tvingas inte mötesdeltagarna att ta del av presentationerna inför sitt beslut om det inte sker på beslutsmötet utan går bara dit för att rösta.

Men är det inte redan så i dagsläget? Det är inte direkt så att vi kan tvinga mötesdeltagarna att vara engagerade i mötet, att inte sitta på Facebook utan aktivt lyssna och delta i debatten. Allt vi kan göra är att försöka göra informationen så enkel och tillgänglig som möjligt för mötet men i slutändan är det upp till mötesdeltagarna själva vad de gör med den informationen och det måste vi respektera. Ett tredje sätt är att helt enkelt inse att mötet måste få ta tid och förlägga det på en lördag istället. Potentiell kritik mot detta skulle kunna vara att det blir mer odemokratiskt för att inte alla har möjlighet att delta på ett möte på en lördag. Men frågan är om det är färre som kan delta på en lördag än som kan sitta kvar en onsdag till kl.02:30…?

Man borde lita mer på valberedningen…?

Andra kommentarer jag mött är “man borde kunna lite på valberedningen, de har ju trots allt blivit valda och gjort ett kanonjobb”. Vi kan börja med att ställa oss frågan, vad är valberedningens roll? Svaret är lika enkelt som det är självklart, det är att bereda inför valet. Det vill säga, att presentera ett så bra förslag och underlag som möjligt till mötet som sedan ska ta till sig av informationen och fatta ett så bra beslut som möjligt. Det finns inget som säger att valberedningen, hur rigid deras urvalsprocess än må vara, är felfri. Inte heller finns det något som säger att deras förslag inte är öppet för kritik eller personliga tolkningar.

Att mötet i dagsläget år efter år väljer in motkandidater är ett bevis på att ta upp dem som förslag på mötet var rätt väg att gå. Mötet är vårt högsta beslutande organ och uppenbarligen ansåg de att valberedningens förslag inte var good-enough och det ska vi respektera. I dagsläget har valberedningen redan ett oerhört stort inflytande och det behöver verkligen inte utökas, mötets enda uppgift är att som sagt välja så bra kandidater som möjligt, oavsett om de kommer från valberedningens förslag eller ej och vi som sköter valprocessen ska förbereda för detta beslut på bästa sätt möjligt.

Man ska inte ge mötet makt, då gör de dumma saker!

I många föreningar stöter man på oron att årsmötet ska ta dumma och förhastade beslut. Man vill försvåra snarare än uppmuntra medlemmarna att lägga motioner och under punkten “Övriga frågor” på årsmötet får inga beslut tas utan endast förslag läggas. Det finns en poäng i att i en stor och viktig organisation göra det lite mer byråkratiskt men emellanåt går det alldeles för långt. Exempelvis, om majoriteten eller kanske till och med den absoluta majoriteten av ett årsmöte är för att genomdriva någonting, varför ska det då hindras? Jag pratar inte om nedläggning av föreningen eller stora genomdrivande stagdeändringar utan exempelvis projektinitiativ från medlemmarna som uppkommer på mötet.

Jag är av åsikten att om något inte absolut måste vara byråkratiskt så är det mångt mycket bättre att släppa på tyglarna. Det är vad som främjar engagemang och innovation, inte genom att låta byråkratin bli en järnbur för organisationen (som vår käre Weber myntat). Så, peppa sektionsmedlemmarna till att lämna in egna motioner, gör de mer medvetna om möjligheterna de har och gör “Övriga frågor” till en faktisk punkt där saker kan beslutas för att ge dem insikten om vilken påverkansmöjlighet de har.

Som ni märker kommer det att få bli fler inlägg, det var helt enkelt alldeles för roligt att skriva om detta ämne :) Men som en liten teaser till nästa vecka följer (målet är ett inlägg per vecka) här de ämnen jag funderar på att lyfta framöver (inte längre bara knutna till sektionsmöten):

  • Presidiet på ett möte – Bättre om det inte består av styrelsemedlemmar, varför?

  • Öppenhet kontra slutenhet – Finns inga absolut rätta svar men jag föredrar öppenhet.
  • Kandidater ska väljas med majoritet – Ganska självklart men gör de verkligen det i dagsläget?
  • Mötets beslut – Årsmötet, likt en VD för företag, ska framför allt hålla sig till strategiska beslut, inte detaljstyrning.
  • Budget – Ett verktyg och stöd för vår strategi, något mötet enkelt ska kunna ta till sig och peka ut en riktning för sektionen med, inte bestämma hur många meter tejp ett utskott ska införskaffa.
  • Detaljstyrning – Varför är det egentligen så dåligt och vad är alternativet? Hur påverkar det styrets arbete och övriga sektionen?
  • Förändringar inom organisationen – Vad är det egentligen jag vill förändra inom I-sektionen och hur lätt är det? Svaret är: troligtvis otroligt svårt, likt alla förändringar.

Och sist men inte minst…

  • Dags att splitta upp Clubmästeriet? – Med så många engagerade och intresserade inom sektionen och ett festeri tillika fadderi med så otroligt mycket verksamhet, är det kanske inte dags att bryta traditionen och splitta upp det i två delar?

Tack för den här gången och jag hoppas så många av er som möjligt kommer på vår och valberedningens infolunch 1/3 om förtroendeposterna inom styret, titta förbi och ställ mer än gärna frågor om hur det är att jobba inom styrelsen eller för den delen, prata med mig om något av allt det jag har skrivit om här, jag tar gärna den argumentationen när som helst ;)

/Samuel

Min drömsektion – inlägg 1/2

Igår gick då årets fest av stapeln. Vintermötet där vårt älskvärda festeri tillika fadderi väljs varje år. Det brukar vara det populäraste och mest intensiva mötet på årets och i år var inget undantag. Över 300 anmälda och ca. 30 kandidater som skulle presentera sig ställde höga krav på att mötet skulle gå effektivt, men samtidigt fick det givetvis inte vara på bekostnaden av demokrati och god föreningssed.

Innan jag börjar måla upp mina tankar om framtida sektionsmöten så har jag någonting jag måste bekänna. Jag är en årsmötesnörd. Ja, jag gillar kontrapropositionsordningar, talarlistor, diskussioner om mötesordning, att gräva ner mig i stadgar och tycker det är otroligt viktigt att mötet sköts på ett så korrekt och effektivt sätt som möjligt. Jag är en sådan som skulle kunna titta på en partikongress på tv bara för att undersöka hur deras mötesformalia går till (ja, det har faktiskt hänt, true story bro). Det har inte alltid varit såhär utan är produkten av att jag exempelvis åkt på Sveroks riksmöte årligen sedan 2002 och lekt runt i diverse föreningar sedan 1999. Det sätter sina spår och man skapar sig en egen bild och tradition om vad god föreningsdemokrati och -sed är. Min bild skiljer sig på många punkter ganska grovt mot det som är vanligt bland studentföreningar på LiU och här följer några saker jag skulle vilja förändras hos I-sektionen.

Varning, det här är ett ganska långt inlägg men för er intresserade så finner ni längst ner en länk till den talarlista-applikationen/excelfilen jag snickrat ihop inför mötet, ifall ni vill använda den till ert föreningsårsmöte.

Edit: Jag märkte precis att det här kommer bli brutalt långt, jag delar in det i en liten bloggserie och återkommer med fler inlägg inom kort :)

Andratalarlista samt digital talarlista

Något som är otroligt viktigt för att mötet ska kunna flyta på effektivt och rättvist är att man har en tydlig talarlista. Det vill säga, det ska vara enkelt att ställa upp sig på talarlistan, tydligt när det är dags att tala samt så många som möjligt ska kunna påverka mötet med hänsyn till den begränsade mötestiden. I år på Vintermötet hade vi för första gången en digital talarlista och förhoppningsvis kände deltagare att det blev enklare och tydligare. Men något som är en godtagen kutym i föreningssverige är användandet av något som heter “Andratalarlista” och ibland även “Tredje-” och “Fjärdetalarlista”. Det innebär att på en mötespunkt så när man ställer upp sig på talarlistan för första gången hamnar man på förstatalarlistan. När man gör det andra gången hamnar man på, gissa vad, andratalarlistan. De som står på andratalarlistan behandlas först när förstatalarlistan är avhandlad. “Men kommer inte det innebära att om nya personer ständigt ställer upp sig på talarlistan att jag inte kommer ha möjlighet att tala igen?”. Jo det stämmer, men ställ dig själv frågan: Om valet står mellan att låta fler prata på en mötespunkt eller ge samma personer chansen att tala flera gånger, vad är då viktigast? Och om man nu har en otroligt viktig åsikt att framföra, kan man kanske då istället försöka övertyga någon annan som inte talat att lyfta den i ens ställe? Om man inte kan lyckas med detta då är troligtvis åsikten inte värd mötets tid framför andras åsikter.

En unision vettig syn på stadgar inom sektionen

Inom studentvärlden finns det en förkärlek för att ha långa och krångliga stadgar. Man ser stadgarna som ett verktyg att tydligt styra verksamheten där man genom årsmötena ständigt lägger in nya paragrafer som ska påverka föreningen. Det här går enligt mig mot allt vett och sans. Stadgarna är till att vara riktlinjer för föreningen som ska vara enkla att ta till sig, beskriva verkligheten, vara ständigt aktuella med att de inte ska detaljstyra verksamheten utan istället vara ett evigt dokument vilka man ska tänka till innan man funderar att ändra på. Vill du styra föreningens verksamhet? Gör det då genom verksamhetsplanen, genom budgeten, årsmötesbeslut eller kanske till och med styrdokument och policies. Exempelvis så har jag sett studentföreningsstadgar vilka tar upp på vilka sätt styrelsen kan ha möten. Via telefon, genom att träffas samt via internet. Varför gör man på så sätt? Har man inte större förtroende för styrelsen än så att de ska kunna arbeta för vad som är bäst för föreningen och varför vill man ha den oflexibilitet som det innebär att reglera sådant i stadgar? Dumheter säger jag, låt stadgarna stötta och inte stjälpa.

Sen när det gäller stadgarna så är ofta föreningsmedlemmar livrädda för dem. Jag säger det en gång så är det sagt: stadgarna är riktlinjer och inte Sveriges lag. Anser årsmötet att någonting är berättigat att göra, för föreningens bästa, men att det bryter mot stadgarna så gör det ändå! Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ, det finns med andra ord ingen chef över föreningen högre upp än årsmötet. Vill årsmötet göra någonting så gör det. Det är årsmötet som har satt upp stadgarna som föreningens spelregler, då kan också årsmötet bryta mot dessa. Med det sagt vill jag poängtera att givetvis ska man inte ignorera stadgarna utan det ska finnas goda motiverade skäl att bryta mot dem och ifall man vill bryta mot stadgarna mer än en gång kanske det bästa istället vore en stadgeändring? Förutom årsmötet så kan styrelsen också givetvis bryta mot stadgarna, ifall de kan motivera det på ett fullgott sätt inför nästa årsmöte. Kan de inte det riskerar de givetvis att inte beviljas ansvarsfrihet och kanske slutligen, ifall något allvarligt brott har begåtts, att dras inför domstol. Men om styrelsen står mellan valet att undvika att göra någonting som verkligen skulle gagna föreningen eller att bryta mot stadgarna så är jag all for det andra alternativet. Sist så ska det även sägas, givetvis står alltid Sveriges lagar och förordningar över föreningsstadgar så dessa kan man inte komma undan :)

Respekt för mötets tid

Tänk dig att du jobbar på ett företag i ett projekt. Ni är 10 heltidsanställda och du ska tala inför gruppen på ett av era avstämningsmöten. I den situationen är det värt att beakta att för varje minut du talar så går det åt 11 minuter arbetstid. Med andra ord så måste all form av mötestid ständigt ifrågasättas och funderas kring: är det här verkligen värt det för företaget? Betänk sedan att du istället för ett företag är engagerad i en ideell förening och sitter på ett styrelsemöte, även om ingen är anställd så pratar vi om samma mängd tid som måste vara väl spenderad för föreningens bästa. Och sist, tänk nu att du är på ett årsmöte med över 300 deltagare. Där pratar vi om att för varje spenderad minuts mötestid går det åt 5 timmars arbetstid. Jag säger inte att vi inte ska ställa upp oss på talarlistan eller inte försöka påverka mötet i frågor vi brinner för, verkligen inte. Eller att vi inte ska motkandidera eller kanske inte gå igenom motkandidaternas presentationer bara för att det tar längre tid av mötet. Demokratin är i många fall så pass mycket värd och i slutändan handlar allting om att vi ska göra vad som är absolut bäst för sektionen, vilket mycket väl kan vara att välja in 4 motkandidater som valberedningen missat genom att låta 20 personer presentera sig. Men bara vi har i bakhuvudet hur mycket värd varje minut på mötet är så tror jag vi kan genomföra allting mer effektivt, hitta nya sätt att nå våra mål för att sedan spendera minuterna vi sparat på att göra sektionen bättre på andra sätt. Det är inte rimligt att sitta och ha årsmöten till kl.02 som vi har det i dagsläget, med andra ord måste vi göra allt vi kan för att lösa det här problemet. Om vi tänker så kommer vi dessutom bli mer demokratiska då det i dagsläget är ett demokratiskt hinder att man måste lägga ner så pass många timmar för att kunna påverka sektionen. Det handlar inte alltid om nivå av engagemang och glöd utan vad som är rimligt att lägga ner arbetstidsmässigt. Det finns inget självändamål i att lägga ner tid på onödiga arbetsuppgifter.

Digitala omröstningar

På vintermötet sker brutalt många slutna omröstningar och även på de andra sektionsmötena kan det emellanåt vara motiverat. Varför då inte digitalisera processen och på så sätt slippa rösträkning, ha större flexibilitet i hur omröstningen ska gå till samt ha ett resultat med större garanti om att vara korrekt? Flertalet ungdomsorganisationer, mångfalt större än oss, använder sig av www.voteit.se. Dels för att hålla årsmöten på internet men även för kongresser som pågår hela helger. Vi pratar med andra ord om ett stabilt och välbeprövat system och inte någonting som kommer att bugga ur det första det gör vid omröstningens start. Min tanke är att samtliga när de anländer till mötet får sitt talar-/röstkort på vilket det förutom sin talar-/röstsiffra står inloggningsuppgifterna till sitt egna konto på VoteIT. Deltagarna uppmanas att ta med sig laptops och smartphones men utöver det så ställs ett gäng datorer ut i möteslokalen. Har prövat det själv flertalet gånger och är otroligt nöjd med hur det går till. Exempelvis hade vi kunnat spara in minst en timmes mötestid på gårdagens Vintermöte med ett sådant system och mitt mål är att vi använder det fullt ut på nästa års Vintermöte.

Mötet beslutar om mötesordning

Som sagt är årsmötet föreningens högsta beslutande organ. Det är här de riktigt stora strategiska besluten ska tas som kommer forma föreningens framtid det kommande året. Är det inte då viktigt att fundera kring hur vi genomför mötet? Hur ska omröstningarna gå till? Hur ska vi sköta talarlistan? Ska vi använda oss utav replik? Sakupplysning? Streck i debatten eller kanske till och med begränsa talartiden för respektive mötesdeltagare eller mötespunkt? Det här är otroligt viktiga frågor som reglerar var makten ligger på mötet och för att det ska bli så demokratiskt och effektivt som möjligt bör det arbetas ordentligt på.

Men, vem ska då i slutändan besluta om hur det ska gå till? Svaret är lika enkelt som det är självklart, det är årsmötet som ska besluta detta. Som en av de första punkterna på föredragningslistan/dagordningen tar man då upp “Mötesordning” där styrelsen och/eller medlemmar har lagt ett förslag vilket man diskuterar och sedan tar ett beslut om. Detta är en så pass viktig punkt att den bör tas upp på samtliga årsmöten. Styrelsen ska inte agera förälder åt årsmötet genom att bara säga “såhär är det, face it”. Istället ska de bereda ett så bra förslag som möjligt, likt hur valberedningen bereder ett så bra förslag som möjligt på styrelse.

Dessutom genom att ta upp den här frågan gör vi även mötet mer medvetet om hur det egentligen ska gå till. Måste man ta ställning till någonting så tenderar man i allt större utsträckning att lyssna och vara involverad.

Det var allt för dagens inlägg, nästa gång blir det bland annat:

  • Presentationer inför mötet – Spara tid, mer demokratiskt!
  • Ett möte inför mötet – En möjlighet, eller vill vi kanske förlägga sektionsmötena på helger?
  • Öppenhet kontra slutenhet – Finns inga absolut rätta svar men jag föredrar öppenhet.
  • Större möjlighet till påverkan – Har vi något bra att besluta ska vi inte hindras att göra detta.
  • Kandidater ska väljas med majoritet – Ganska självklart men gör de verkligen det i dagsläget?

Sista så kommer här den utlovade talarlista-applikation/excelfilen. Den fungerar som följer:

  • Öppna upp den med makron aktiverade.
  • Under fliken “Namnlista” lägger du in din databas med 350 nummer. Viktigt att de inte saknas några nummer utan är 1-350 i en följd i dagsläget. Bredvid numrena lägger du namnen på deltagarna.
  • Välj “Window –> New Window”, i det nya fönstret markerar du fliken “Presentation” och slänger upp den på projektorn.
  • Själv sitter du med fliken “Talarlista” där du fyller i nummer allt eftersom personer ställer upp sig på talarlistan. De två knapparna du har där är även ganska självförklarande.
  • Skriver du i siffran “0″ så kommer den positionen på talarlistan att visas blank, givet att du under fliken “Namnlista” har just siffran 0 följt av namnet “Ingen”.

Jag märkte att det under mötet var effektivt att slänga upp “fingerade namn” så som “Talartiden slut” på talarlistan för att göra det tydligare om hur lång tid det var kvar. Men pröva dig fram och se vad som passar ert föreningsårsmöte allra bäst. Pröva gärna att implementera en andratalarlista, borde inte vara för svårt genom att lägga till en “Antal gånger på nuvarande punkt” kolumn i Namnlistan samt slänga in lite makron. Själva listan hittar ni här.