Min drömsektion – Inlägg 3/4

Ännu en vecka har passerat och det är återigen dags för mig att kasta mig ut i blogosfären, precis som jag kommer göra varje vecka. Dagens tema går ifrån sektionsmötena till att titta mer på sektionen i helhet och landar i en av mina hjärtefrågor att driva igenom i år. Så slå dig ner i din fåtölj och förbered dig på att förändringarnas vingslag tar dig mot framtiden och vidare, för nu ska vi prata budget!

Budget

Budgeten beslutas varje år inom I-sektionen av höstmötet, med andra ord av sektionens högsta beslutande organ, och ska ge den strategiska inriktningen för sektionen för året. “Vad är viktigt som vi ska satsa på och vad ska vi lägga ner?” Denna budget beslutas av 200-300 närvarande sektionsmedlemmar och ska alltså ses som framför allt ett strategiverktyg, som likt en vision eller en verksamhetsplan ger styrelsen stöd att leda sektionen i rätt riktning under det kommande året men som ändå ger dem möjlighet att anpassa sitt arbete efter kommande situationer i enlighet med vad de tror är absolut bäst för sektionen. Den ska spegla vilka delar av sektionen som mötet vill satsa på och på ett enkelt sätt ge en bild om vad våra respektive verksamheter kostar sektionen. Då kommer då den självklara följdfrågan, fungerar det såhär i dagsläget inom I-sektionen? Nej, det gör det inte. Varför är det så? Låt mig förklara. Vi börjar med detaljstyrningen.

Budget & detaljstyrning

Höstmötet 2011 klubbade igenom en budget som innehöll cirka 500 kostnads- och intäktsställen. Läs den siffran igen och tänk till lite. Det innebär att sektionsmötet alltså fick i uppgift att besluta om budgeten ner till en sådan detaljnivå om exakt hur mycket varje utskott ska spendera på exempelvis fika och kontorsmaterial. Kravet som alltså ställs på de närvarande med rösträtt på sektionsmötet, som för att kunna ta ett bra beslut i en fråga behöver vara så insatta som möjligt, är att de måste veta till 100% om exakt hur arbetet i varje utskott går till i samtliga utskott samtidigt som de ska kunna förutspå framtiden och göra en riskanalys. Och tro mig, det här är ingenting som varken sektionsmötet eller styrelsen som lägger fram budgeten kan göra eller ens borde kunna göra.

Traditionerna och normerna inom studentvärlden spelar dessvärre långt mycket större roll i hur vi bedriver sektionsarbetet än det vi lär oss i vår utbildning. Sektionen är helt enkelt inte särskilt ”lean”. För att koppla det hela till verkligheten lite kan vi jämföra vår budget med några andra organisationers och relatera detta till deras omsättning och antal medlemmar:

  • Riksförbundet Unga Forskare, omsättning 2 300 000 kr, 7 214 medlemmar, 12 kostnad- och intäktsställen (länk)
  • Sverok, omsättning drygt 20 000 000 kr, ca. 200 000 medlemmar, 36 kostnad- och intäktsställen (länk)
  • Socialdemokraterna i Lerum kommun, omsättning 1 798 300 000 kr, 51 mandat i kommunfullmäktige 38 580 invånare, 18 kostnad- och intäktsställen (länk)

Ställ detta i relation till I-sektionen med 1200 medlemmar och 500 budgetposter. Samtliga av dessa jämförelser gäller ett budgetförslag som tas upp på någon form av årsmöte och ska gälla för organisationen ett år framöver. Hur kommer det sig att dessa organisationer i antalet kostnadsställen skiljer sig så vitt från oss?

Frågan är ju till slut, är det verkligen så illa att detaljstyra verksamheten med budgeten som verktyg? Ja, det tycker jag, och här kommer några anledningar till varför:

  • De som ska fatta beslutet om budgeten kommer inte ha full information och kan därför inte ta ett optimalt beslut. Dessutom tar det upp tid av dem, värdefull energi vi hade kunnat lägga på annat.
  • Den dödar kreativitet, engagemang och innovationer. Om du som engagerad projektledare inom I-sektionen får välja mellan att ha frihet att förverkliga dina tankar/visioner eller måste rätta dig efter ett mer byråkratiskt regelverk, vad väljer du då?
  • Diskussion kring detaljfrågor i storgrupp är sällan effektivt. Hur mycket en subkommité ska lägga på porto är rimligtvis något de kan prata om själva, resten av höstmötet behöver inte lyssna. Istället kan höstmötet ägna sin tid åt att dra upp de generella riktlinjer som styr sektionen det kommande året.

Jag är fullt övertygad om att vi ska lita på våra sektionsaktiva. Jag tror att det är viktigt att vi har ett förtroende för dem om att de vet vad som är bäst för I-sektionen inom just sitt utskott. Budgeten bör ge dem riktlinjer för att möjliggöra, inte kväva, deras idéer.

Med det sagt: självklart får gärna budgeten bygga på någonting! Ta tillvara på den kunskap som finns från föregående års arbete, dess resultat och fundera kring hur mycket som krävs på respektive kostnadsställe, men specificera inte upp det mer än till utskottsnivå. Självklart ska utskottet själva sköta en intern budgetering för hur de ska använda pengarna under året, men denna budget ska vara deras arbetsverktyg och ett levande dokument vilken de kan jobba med under hela året utan att be styrelsen eller för den delen sektionsmötets om lov. Låt dem göra vad de tror är bäst för sektionen givet att de bara håller sig till sitt resultatmål, sedan får de flytta runt internt bland kostnadskontona som de bäst finner lämligt. Genom att göra på det här sättet kan vi besluta oss för att göra strategiska satsningar på områden, utan att behöva räkna ut hur många extra meter tejp vi behöver budgetera för. Exempelvis genom att kanske ett år lägga extra budgeterade medel till Marknadsföringsutskottet, ifall vi finner att vår marknadsföring behöver förbättras, sedan är det upp till dem att med de medlena göra vad de tror är bäst fö sektionen. På så sätt kan våra sektionsmöten koncentrera sig på stora strategiska frågor och personval istället för på detaljer.

Nu var tanken att jag skulle hoppa vidare till ekonomisk styrning men det får vänta tills nästa vecka, de här inläggen ska inte bli alldeles för långa :) Då kan ni se fram emot saker som:

  • Låt utskotten själva betala för sina sektionsaktiva
  • Kasta bort flertalet av våra policydokument, i dagsläget gör det att folk inte tänker själva om vad som är bäst för sektionen utan agerar bara i linje med dokumentet.
  • Ideell betyder just det, att vara ideell. Det ska inte kosta något att vara sektionsaktiv men man ska inte heller tjäna någonting på det hela.

Lycka till med tenta-p plugget och missa inte att söka till I-styret 2012/2013 och var med när vi förändrar och förbättrar sektionen! ^^

/Samuel

Ps. punkterna jag tog upp i förra inlägget är givetvis inte bortglömda, de kommer också i ett senare inlägg :)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>