Min drömsektion – Inlägg 4/5

Hej bloggen. Sitter just nu i Luleå på vårterminens I-konferens. Under 4 dagars tid träffas styrelserna för de olika I-sektionerna runt om i landet för att diskutera samarbeten, likheter och skillnader. Luleå universitets lokaler visade sig vara nästintill identiska med våra i Linköping, förutom att det var mer snö här. Men nog kallpratat, det var alldeles för länge sedan min bloggserie uppdaterades så vi kör igång direkt! (för er som inte vill läsa mina långa utläggningar så kan ni hitta en sammanfattning längst ner ^_~)

Ekonomisk styrning, din väg till en bättre sektion

Jag har tidigare tagit upp “frihet under ansvar” som den ledarskapsmodell jag stenhårt tror på. Inte bara inom ideella organisationer utan även i företag och generell projektverksamhet, och ekonomisk styrning är i min värld tätt sammanknutet med detta. Nämligen att:

  • Att lokalisera kostnader där de hör hemma för att påvisa rättvisa resultat.
  • Att överlåta beslutsansvaret så nära verksamheten som möjligt för att öka effektiviteten.
  • Genom strategisk budgetering driva organisationen framåt i rätt riktning.

Det må låta lite som floskler men vi tar och bryter ner det hela så ska jag förklara närmare vad jag menar.

Låt kostnaderna vara där kostnaderna hör hemma

I dagsläget har vi i budgeten ett gäng “slaskkonton” där kostnader som hör till alla möjliga delar av sektionens verksamhet bokförs. Det främsta exemplet på detta är posten “sektionsaktivas” som tar alla kostnader kring årets fest(er). Vad är då problemet med detta? Betänk att du har ett utskott och du funderar över hur många du ska ta in som ska jobba med dig. Vem avgör vad som är ett rimligt antal i den frågan? I dagsläget är det styrelsen som beslutar över vilka som kan räknas som sektionsaktiva eller ej just för att de ansvarar över budgetposten “sektionsaktivas”. Det innebär att likt hur budgeten i föregående inlägg detaljstyrde verksamheten och skapade en stel arbetsmiljö så skapar den posten ett tak för hur många sektionsaktiva som är rimligt att ha totalt inom hela sektionen. Borde inte antalet sektionsaktiva på utskottsnivå vara beroende av vad utskottsordförande finner rimligt och den bästa lösningen för sektionen? Men låt säga för stunden att styrelsen är de som bör avgöra detta. Då för att ta det bästa möjliga beslutet måste styrelsen lägga ner tid på sätta sig in på detaljnivå i respektive utskott för att avgöra vilket antal som är rimligt att ta in, vilket leder till att tid enligt mig spenderas på onödig och ineffektiv byråkrati.

Detta var det första problemet, det andra har med det ekonomiska resultatet att göra. Om man döljer kostnader genom att nyttja så kallade slaskkonton så leder det till att vi i slutet på året har ett orättvist resultat och inte riktigt kan avgöra vilka utskott, föreningar och projekt som har gått bra eller ej. Oavsett om ett utskott har 15 eller 5 aktiva så påverkas inte deras resultat nämnvärt av detta utan beroende på vad styrelsen beslutat gällande antalet de skulle få ha aktiva avgör om utskottet kommer kunna nå sina mål eller ej. Nu generaliserar jag så klart lite men i mångt och mycket är det precis så här det fungerar.

Faktum är att det finns en enkel lösning på det här problemet som används varje dag i företag och större organisationer, ekonomisk styrning. Låt varje utskott själva betala för alla omkostnader det innebär att ha en sektionsaktiv. Detta innebär att utskottet själva kan välja vad de vill satsa på; ska de ha många ideella som är med och jobbar för att nå verksamhetsmålen på bästa sätt eller når de bättre resultat genom att ha ett fåtal och lägga pengarna på andra satsningar istället? Våga lita på att utskottet själva vet vad som är bäst för dem och sektionen, de är kompetenta människor som förtjänar vårt förtroende. På så sätt får vi inte bara bättre verksamhet utan även ett enkelt svar på frågan vem som är sektionsaktiv. Ge utskotten verktygen för att bedriva sin verksamhet tillsammans med en enda riktlinje, alla kostnader och allt ni gör ska vara vad ni tror är det bästa för I-sektionen och era verksamhetsmål. Om denna förändring ska genomföras så ska självklart de medel som tidigare budgeterats på sektionsaktivas spridas ut till övriga delar av sektionen, emedan budgeten för sektionsaktiva får ett intäktskonto med de medel utskotten betalar till festen för sina aktiva. Ungefär som arbetet med sektionsbilen Ikaros fungerar i dagsläget.

Så då har vi fixat kontot sektionsaktiva, men vad innebär det mer i förlängningen?

Vi har tidigare konstaterat att sektionen inte ska detaljstyras med hundratalas kostnadskonton i budgeten, att kostnader ska ligga där de hör hemma för att påvisa rättvisa resultat och för att effektivt styra verksamheten. Allt detta genom begreppet jag kallar “frihet under ansvar”. Det leder oss raskt fram till att ta en titt på de policydokument vi har inom sektionen i dagsläget och varför vi enligt mitt tycke ska slänga dem all världens väg. Jag är nämligen övertygad om att bara själva förekomsten av dem hindrar våra sektionsaktiva att i varje situation fundera över “Är detta verkligen värt för sektionen?” och i förlängningen inte ta det bästa beslutet. Här följer tre stycken exempel:

Fikaersättning

Fikaersättning utgår med max 100 kronor per person och verksamhetsår. Detta gäller styret samt alla utskott, föreningar och övrig av sektionen beslutad verksamhet.

Vi börjar med att ställa oss frågan, när bör en sektionsaktiv få fika? Det kan exempelvis vara genom att representera sektionen vid ett möte, eller bara som en premierande gest för att peppa och belöna, något som i förlängningen görs för att den engagerade ska jobba mer och bättre. Behovet av detta varierar hejdlöst beroende på vilka arbetsuppgiften den aktiva förtar sig, för vissa bör det i mitt tycke vara 0 kr medan för andra en högre summa helt klart är motiverad. När man har en policy som säger att alla får fika för 100 kr, då resonerar många som så att de “har rätt” till fika för 100 kr/år och helt plötsligt har man dragit på sig kostnaden utan att reflektera nämnvärt över det hela.

Under inköp av material

För inköp av kontorsmateriel, förbrukningsvaror och andra småsaker behövs inget styrelsebeslut om summan understiger 100 kronor eller är med i budget.

Denna är fel på grund av två saker. 1, styrelsen ska inte behöva gå in och besluta i detaljfrågor inom ett utskott/förening, det slösar på deras tid och är inte engagerande för de sektionsaktiva som blir direkt styrda. 2, man ska aldrig överskrida sitt resultatmål utan för att göra det bör det krävas styrelsebeslut. Tänk er motsatsen, att utskotten har friheten att ändra sitt resultatmål utan styrelsens vetskap, om samtliga gör det så påverkar det hela sektionens resultat kraftigt vilket givetvis är oacceptabelt utan styrelsens och/eller sektionsmötet godkännande.

Tröjpolicyn

Kortärmad tröja med sektionens logga samt annan logga: Plagget skall bäras under minst två arrangemang eller under ett projekt som sträcker sig över minst två dagar.

Den här är fel av exakt samma anledning som fikaersättningspolicyn. När är det värt att köpa in ett plagg till en sektionsaktiv? Detta varierar så klart men om man har en policy likt den ovan (den är bra mycket längre än sådär) så är det mer en form av checklista. Genomför du två arrangemang så får du rätt att köpa dig en tröja, ingen reflektion.

Summa sumarum. Likt hur jag förespråkar att vi har enkla strategiska stadgar, verksamhetsplaner och budget så ska vi inte heller ha en stor hög omfattande policydokument. De som har bäst koll på detaljerna ska sköta detaljstyrningen och den kompetensen och tiden finns inte hos styret. Styrets främsta uppgift är att jobba strategiskt, peka vägen för sektionen, få alla sektionsaktiva att bli så engagerade som möjligt och ge dem möjligheterna och verktygen att göra det som är absolut bäst för sektionen. Så långt som det är möjligt ska den operativa verksamheten bort från styret och ner på utskottsnivå. Samtidigt som vi steg för steg rör oss mot detta förfaringssätt måste vi sprida tanken om ständig värdering och reflektion till hela sektionen. Att våra engagerade i alla lägen funderar om en kostnad, arrangemang eller handling är värd att genomföra. Policies som reglerar detaljer leder till en oflexibel arbetsmiljö och gör att folk agerar utan att tänka. Står det i en telefonersättningspolicy att man får upp till 600 kr kommer så klart alla som gör relativt många telefonsamtal att söka 600 kr, vinstmaximera för sig själva. Klart man gör det, skulle jag själv ha gjort också.

Ideell = Jobba gratis och var beredd på merkostnaderna det innebär…?

Ideellt arbete är just precis vad det låter som, ideellt. Det ska inte kosta någonting att engagera sig och man ska inte heller tjäna någonting på det hela. I dagsläget har vi ett litet märkligt synsätt på det hela, emellanåt ska sektionen ta kostnader och emellanåt inte. Exempelvis i fallet fikaersättning: står du i dagsläget som sektionsaktiv inför situationen att du måste köpa dig fika för att på ett fullgott sätt genomföra ditt arbete, då får du inte göra det om du redan har slagit i ersättningstaket utan får då vackert betala själv. Jag skrev ett stycke i TEAMs blivande policydokument som jag tycker tar upp detta på ett bra sätt och som jag hoppas kan genomsyra sektionens arbete framöver:


Privat kostnad kontra kostnad för TEAM

I vissa fall är TEAM-aktiviter sammankopplade med privata aktiviter. I dessa fall ska team ersätta kostnaden för de delar som är hänförliga till teamaktiviten, en kostnad ska anses vara hänförlig till en teamaktivitet om aktiviteten inte kunnat genomföras utan den kostnaden. Exempelvis, en kommittémedlem åker iväg en helg för att träffa sina föräldrar samtidigt som denne har möte med företag vilka ämnar besöka mässan. Skulle resan ha gjorts en annan helg och bedömts motiverad även om inte kommittémedlemmen ämnat besöka sina föräldrar? Är svaret ja så ersätter TEAM de omkostnader som är direkt kopplade till mötet och hur kostnaderna skulle ha fallit ut givet att mötet skedde en annan helg

Slutligen, då jag tenderar att skriva långa inlägg så kommer här en kort summering av allt ovan:

Summering

  • Kostnader ska bokföras där de hör hemma för ett rättvist resultat, vi ska inte ha några så kallade slaskkonton. Exempelvis kostnaden för en sektionsaktiv är bland annat sektionsaktivasfesten och den bör därför bokföras på respektive utskott.
  • Vi måste kunna lita på våra sektionsaktiva. Dessa är kompetenta människor och förtjänar vårt förtroende.
  • Alla sektionsaktiva ska alltid fundera över “Är den här kostnaden/handlingen/arrangemanget värd för sektionen?” och sedan agera därefter.
  • Inga policys som reglerar hur mycket fika en sektionsaktiv får, hur många arrangemang man bör arrangera innan man får köpa en tröja etc. Dessa gör att folk inte reflekterar utan agerar bara direkt efter policyn, vilket långt ifrån är rätt i alla lägen.
  • Att vara ideellt engagerad betyder just det, arbetet ska vara ideellt. Får man förhöjda kostnader på grund av arbetet så är det rimligt att dessa ersätts, men samtidigt ska man inte arvoderas för sitt arbete.
  • Styret varken har tiden eller bör sätta sig in i detaljfrågor på utskottsnivå, de bör satsa på sitt strategiska arbete och att leda samt engagera de övriga sektionsaktiva.

Ja, det kommer bli fel emellanåt, men den kreativitet, engagemang och ansvarskänslan man skapar är guld värd. Den enda riktlinjerna man behöver är:

  • Gå inte över dina resultatmål. Skyffla gärna pengar mellan dina olika kostnadskonton för att anpassa din interna budget efter verkligheten, så länge du har samma resultat så är det lugnt.
  • “Är det bra för sektionen? Gör det då.” Likt jag skrev ovan.

Sådär, det var allt för denna gång, vi hörs förhoppningsvis snart igen :)

/Samuel

2 thoughts on “Min drömsektion – Inlägg 4/5

  1. Thanks a lot a good deal intended for discussing this specific wonderful men and women you undoubtedly understand what you are preaching about! Saved. Be sure to additionally discuss with this site =). We are able to have a very url business deal of us

  2. Finally i quit my regular job, now i earn decent money on-line you
    should try too, just search in google – bluehand roulette system

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>